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RFP(提案依頼書)?web制作会社にコンタクトを取る際に予め整理をしておきたいもの

RFP(提案依頼書)?web制作会社にコンタクトを取る際に予め整理をしておきたいもの

新規にwebサイトを作りたい、リニューアルをしたいと思われた時、企業のご担当者は、どのようなアクションを取られるでしょうか。 制作会社にコンタクトを取り「さぁ相談だ」となっても、具体的にどういうことを伝えればよいのか?そんなことを思われるかもしれません。

web制作会社に何を伝えるべき?

今回は、制作会社に、提案依頼をしてもらうときに、企業様にご準備いただくことが多い「提案依頼書」というものについてお話しをします。

もちろん、まず相談をいただいて、その場で色々制作会社側から質問をさせていただくという形でも大丈夫です。

ただ、企業様側の意図と、制作会社側が提案することにズレが生じないように、予め伝えるべきことを整理しておくことは無駄ではありません。

依頼内容の前提情報「提案依頼書」

提案依頼書とは簡単に定義をすると、「提案をしてもらうにあたり、ここを知っておいて欲しい、ここを押さえて提案して欲しい」という企業側が提供する「前提情報」のようなものです

何を依頼したいか、、。コンサルしてほしいのか、サイトリニューアルをしたいのか、サイトの保守や運用代行をして欲しいのか、、スポットでランディンページをつくってほしいのか、といったことでも変わりますが、今回は、特によくあるコーポレートサイトのリニューアルのケースにおいて、その提案依頼書(RFP)にはどのような項目が含まれるか、よくあるパターンを紹介します。

※これらは例ですので、すべてが必要というわけではありません。まずお問い合わせいただき、この部分の整理から、一緒に進めるということも可能です。

webサイトリニューアルの背景と課題

まず、率直に、今回のリニューアルを行うに至った経緯についてです。
実際は様々な要因があることも現実だったりもしますが、「こういう課題があって解決したいから」ということがあればお伺いしたいです。

「背景・課題」としてお伺いすることが多い事例を何個か挙げてみますと、、、

- 商品の売り上げを伸ばしたい
- 施設への来館数を増やしたい
- 営業ツールとしてwebをもっと活用していきたい
- 新商品発売時の訴求をもっと強めたい
- リニューアルから5年経過し、webサイトで出すべきメッセージを見直したい
- スマホに対応したい
- 更新を社内で完結できるようにしたい
- 複数のターゲットユーザー像それぞれが迷わないサイト構造にしたい
- 今の時代にあったサイトwebサイトデザインにしたい
- 予算が300万円あり、その中ででできることを考えたい

など様々です。

webサイトに限定した課題のみならず、webサイトが改善されることでビジネスにどういったプラスの影響ももたらしたいか、といったビジネス全体を俯瞰したご希望を含んでいただいても構いません。

webサイトを利用するユーザー像

どういったユーザーにwebサイトに来て欲しいのか、また、そのユーザーにwebサイトで何をしてもらいたいのか、イメージがあればお伺いしたいです。見込み客(リード)、リクルーター、投資家、商品のファン・・など様々だと思います。

何をしてもらいたいか、、というのは例えば、、

- お問い合わせをしてほしい
- 電話してほしい
- おすすめ商品を見てほしい
- 資料請求をしてほしい
- 自社の強みを訴求しているページをたくさん見てほしい

などこちらも様々です。

制作スコープ

コーポレートサイトと一言で言っても、採用サイト、IR用サイト、集客用のスペシャルサイトなど複数のサイトを運用しておられる場合もあります。

機能レベルで、資料請求フォーム、サイト内検索プログラムなどをお使いの場合もあります。

その「どこの範囲をリニューアルしたいか?」というところです。
そのまま継続するものがあれば、それは明確にしておいていただけるとありがたいです。

また、webサイトに限らず、SNS運用や、広告バナー作成、商品個別のランディングページ制作、リスティング広告運用など、リニューアル後も継続するwebサイトの運用においてweb制作会社に依頼したいことがあればそこもスコープに含めていただいて構いません。

現状のwebサイトの閲覧状況

現在の課題を抱えたwebサイトの、アクセス状況などを教えていただけるとより実際のデータに沿った解決ポイントが見つかったりします。
コンテンツごとの閲覧状況や、検索キーワード、ランディングページのアクセス分布あたりを参考にさせていただくことが多いです。
可能であれば、Google Analytics等のアクセスログ解析ツールの管理画面の閲覧権限などを提供いただけると、より客観的なデータの根拠を伴った提案が可能になります。

ご予算

「お見積」については、それも提案の1つとお考えの企業様もいらっしゃいますが、対応する方法や範囲で、お見積は大きく変わって来ます。
例えば、CMS(コンテンツ管理システム)などが良い例で、オープンソースのものを使うか、高機能のパッケージソフトを使うか、といったところです。基本的に、価格と機能はトレードオフの関係にありますので、予算という制約があった方が、「その中でできること」という意味で検討がしやすい、ということはあります。

公開ご希望日

ご希望の公開日があればお知らせください。そこから逆算して、期間的に収まるかどうかを計算し、詳細な制作スケジュールを提案いたします。

サーバ環境

現状お使いのサーバの契約プラン、もしくはスペックについて教えていただけるようであればお願いします。
ご利用にあたっての不都合があるようであれば、それを踏まえたリプレイスの提案が可能です。
既存のサーバをそのままお使いになる場合、新規にシステムをその上で構築するときに何らかの制約が発生する可能性もあります。
毎月継続的に費用がかかるものなので、実際の運用にあった選定が必要になります。

提案時に提出してほしいもの

- デザイン(どこのページのデザインが欲しいか)
- お見積
- 体制図
- サイトマップ
- 課題を解決するための提案

など、web制作会社に提出してもらう成果物の内容です。
特にコンペの際など、提出してもらうものを明示いただき、数社の提案を同一条件で比較できるようにしておいた方が、選定の検討もしやすいですし、公平性も保たれると思います。

まとめ

最初に申しましたように、まず相談をいただいて、その場で色々制作会社側から質問をさせていただくという形でも大丈夫です。

とはいえ、企業様からweb制作会社にコンタクトを取っていただくにしても、複数社に声をかけられていることがほとんどでしょうから、現実的には、直接情報交換できる時間はそこまで多くないということはあり得ます。

ですので、提案依頼書(RFP)は、意識共有のスピード感を上げ、予め齟齬を無くすためのツールとしてお考えいただければと思っています。

レインボー・ジャパンは、そういった提案依頼書(RFP)の作成からサポートさせていただくこともあります。「コンペをしたいのだが、どういう風に進めて良いかわからない。」
そのようなお声にも柔軟に対応できますので、お気兼ねなく相談いただければと思います。