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サイト公開後うやむやになりがち?webマスターが把握しておくべきもの。

サイト公開後うやむやになりがち?webマスターが把握しておくべきもの。

サイトリニューアルの相談をいただく際、「こういうところを提案して欲しい」「こういう課題があるので解決して欲しい」ということはほぼお知らせいただけます。 つまり「こんなサイトにしたいんだ」というイメージはお持ちなのですが、公開後のサイト運用、webサイトのまわりを取り巻く諸々の管理については、ぼんやりしているケースって案外多いものです。今回は「webマスターがサイトの公開後に管理を意識すべきもの」をチェックリスト的にまとめておこうと思います。

サイトリニューアル後にwebマスターが「管理」を考えるべきこと

1. インフラ関連

webサイトのデータを公開するwebサーバにまつわる諸々。
このあたりは、webマスターでは管理せず、web制作会社任せにしてしまっているケースはそれなりに多いと思います。
ただ、管理は委託するとしても、webサーバに置かれているデータや、契約しているサービスは、基本クライアント様の資産であることがほとんどなので、どういう管理項目があるかは把握をしておいた方が良いです。特にサーバ、ドメイン、サーバ証明書については、契約時に、会社独自の情報登録や、契約者確認を求められるので、クライアント様がサービスベンダーと直接契約いただいた方が良いと考えています。そういった、契約アカウント情報は誰がどこに管理し、その情報には誰がアクセスできるのか、ということは整理しておくことをお勧めします。

管理項目例
・サーバ契約
・SSLサーバ証明書契約
・ドメイン契約
・セキュリティ対策、脆弱性診断-
・緊急時連絡方針

2. アプリケーション関連

「アプリケーション」とはwebサイトを稼働させるために必要なプログラム諸々を指します。
例えば、CMS、お問い合わせフォーム、サイト内検索など・・・「なんらかの目的を果たすための機能」と言い換えても差し支えないと思います。
それらはサービスとして提供されているケースもあれば、web制作会社やシステム会社が独自に開発するケースもあります。それらの機能不備やセキュリティ的な問題が発生しないように、継続的にメンテナンスをすることが必要です。
「問題が発覚したら手当てをすればいい」という考えも無いわけではありません。
ただ、そこに「問題がある」と気づくことがまず難しいです。となると、問題がないか定期的に確認する機会を設けるとか、サービスベンダーが提供するサポートプランに加入し、情報を受け取れる体制を整えておく必要があります。
また、仮に問題に気づいて手当てをするにしても、都度の対応だと、「問題を確認し、対策を講じ、実際に手当てを実施する」のにはそれなりの時間を要します。その期間にビジネスの機会を損失したり、問題がある状態を長い間継続させるというのは、良くありませんので、メンテナンスは重要です。

管理項目例
・CMSアプリケーション保守
・プラグイン、拡張機能保守(※せめて、何を利用しているかだけでも)
・お問い合わせフォームプログラム保守
・商品検索プログラム保守

3. コンテンツ保守

ここは、主にwebサイトオーナーの担当者様が対応されているケースが多いので、リニューアル前にほぼ必ず要件にあがります。
ただ、CMSを導入したとしても、必ずしも全ページの全コンテンツがCMS管理下に収まるということではないので、webサイト管理担当者が更新する部分、web制作会社に手を入れてもらわないといけない部分は明確にしておくことをお勧めします。
新規ページを1ページ追加するとしても、CMSの機能で定義された範囲でページを作れるケースもあれば、そこが自由にならず、web制作会社にデータアップを依頼しないといけない、というケースも起こりえます。

管理項目例
・具体的な更新方法
・更新箇所のデータ仕様(画像サイズ・文字数)
・サイト更新時のweb制作会社との作業切り分けポイント

4. サイト仕様、アカウント保守

もしかしたら、ここの管理が最も曖昧になりがちかもしれません。
私たちが、サイトリニューアルの相談を受ける際「10年前にサイトをリニューアルしてから担当者も辞めてしまい、どうなっているかよくわからない」という状態で、webサイトの仕様や、サイトマップなどが、サイトの運用を続けていくうちに「誰も把握していない状態になっている」というケースはとても多いと感じています。(結構大手の会社様でも)
これらは、もしwebマスター側で管理しないなら、webサイトを制作する会社に、「保守項目に含めて欲しい」ということを明確に伝えておくべきものと思います。

管理項目例
・サイトマップ
・サイト仕様書、機能定義書
・デザインガイドライン
・CMS利用マニュアル
・アクセスログ分析設定
・各種アカウント(サーバ接続情報、SSLサーバ証明書サービス利用アカウント、ドメイン管理サービス利用アカウント、CMSログインアカウント、アクセスログ分析ツール用アカウント、データベース接続用アカウント、その他連携サービス設定アカウント など)

レインボー・ジャパンのサイト公開後のデータ管理

ちなみに、レインボー・ジャパンでは、サイトリニューアル時に作成・定義したドキュメントは、その後サイト更新等のご相談を頂かない場合でも納品後2年間はデータ保管をするようにしています。
しかし、お客様側独自の更新を継続されたような場合、仕様のドキュメントは時とともに古くなってしまいます。最新の状態が何かを把握しておく、ということはwebマスターにとってとても重要なことだと思います。

まとめ

もちろん、管理すべき項目は、サイトの規模や内容で変わってくるので、ここに挙げたものが全てということではありません。
お伝えしたいのは「webサイトは公開後、資産としての管理が必要」ということです。
公開後も、機能追加やコンテンツ拡張、またセキュリティ対策など何らかの手を加えるべきときが必ず来ます。
その時に、「どうなっているか知る術」が無いと、余計な確認コストが掛かったり、想定外の抜け漏れ、場合によっては、情報漏洩やサイト改ざんなど企業としてとてもまずい状況を引き起こしかねません。
レインボー・ジャパンは、サイトを作るだけではなく、サイト公開後の運営、保守、サポートを幅広く対応可能です。ご参考になれば幸いです。